Заочные электронные конференции
Логин   Пароль  
Регистрация Забыли пароль?
 
     
СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ
Сухинина Е.В., Буренкова И.С.


Для чтения PDF необходима программа Adobe Reader
GET ADOBE READER

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ

Сухинина Е.В., Буренкова И.С.

Орловский государственный институт искусств и культуры

Орел, Россия

Наличие огромного массива бумажных и электронных документов в работе любого предприятия сегодня приводит к тому, что в них всё труднее ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого он находится, и тем более сложно определить, какова стадия работы над ним. Один из способов решения проблемы – использование современных технических средств и специального программного обеспечения – систем электронного документооборота (СЭД). Именно использование СЭД позволяет менеджерам, специалистам по управлению, а также другим сотрудникам предприятия качественно и быстро работать с документами организации.

Технология работы СЭД предоставляет доступ к документам, хранящимся на сервере, позволяет организовать работу специалистов в едином информационном пространстве.

Следует отметить, что сегодня практически все предприятия закупают высокопроизводительные персональные компьютеры, часто объединяют их в локальную или корпоративную сеть, что обеспечивает достаточную технологическую поддержку электронного документооборота. В стране созданы программные продукты СЭД: «Дело», «Директум», «Евфрат – Документооборот» и т.д.

МПП ВКХ «Орёлводоканал» является предприятием средней величины с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), имеет сложную организационную структуру и насчитывает 16 отделов, которые подчиняются генеральному директору.

Все делопроизводственные процессы в организации автоматизированы, используется программа «ЕВФРАТ-Документооборот v.12». Она позволяет построить систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для эффективной организации электронного документооборота предприятия «Орёлводоканал».

Внедрение автоматизированных технологий в де­лопроизводственные процессы требует хороших знаний не только в области автоматизации, но и большой подготовки в области организации делопроизводства, поэтому каждый сотрудник МПП ВКХ «Орёлводоканал» владеет современными информационными технологиями и применяет их в своей работе.

Автомати­зация делопроизводственных процессов в полном объёме применяется в работе МПП ВКХ «Орёлводоканал». Сюда относится: рациональная организация с учетом новейших технологий все тех же операций с информаци­ей и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информа­ционно-справочного аппарата на базе регист­рации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возмож­ность уничтожения (экспертиза ценности).

Источник возникновения большинства проблем в делопроизводстве данного предприятия лежит в том, что уже изначально существует противоречие — требуется централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется децентрализовано. До сих пор в каждом подразделении ведется автономно карточно-журнальный учет работы с документами. В результате процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.

Для более полного использования возможностей новых технологий можно порекомендовать руководителям предприятия обучить сотрудников грамотной работе с системой «Евфрат-Документооборот v.12». Недостаточность знаний о внедрённой системе не позволяет сотрудникам предприятия «Орелводоканал» рационально спроектировать работу с документами в организации, используя для этого богатейшие возможности новых информационных технологий заложенных в систему. Большим минусом в работе предприятия является пока отсутствие архива, поэтому все документы хранятся в структурных подразделениях, либо в машинописном бюро.

Опыт внедрения информационных технологий одновременно выдвигает все больше как теоретических, так и чисто практических проблем.

Главной причиной трудностей, возникаю­щих при внедрении автоматизированных си­стем документационного обеспечения управленческой деятельности ос­тается недооценка значения ДОУ, недопонимание, что делопроизводство — это технология управления.

Конечно, компью­терные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства МПП ВКХ «Орёлводоканал» — управле­ния всеми информационно-документационными ресурсами организации. Информационные системы по­зволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопро­сов при принятии решений, но сущность доку­ментационного обеспечения управления оста­ется та же, как при традиционных, информационных технологиях и в конечном итоге позволяет улучшить работу организации.

Использование современных систем автоматизированного стратегического и оперативного управления муниципальным предприятием позволяет получать весомый экономический эффект, так как автоматизация позволяет сократить численность работников на 25 % - 30 %.

Библиографическая ссылка

Сухинина Е.В., Буренкова И.С. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ // I Всероссийская научно-практическая конференция студентов ‘‘Документационное обеспечение управления: место и роль в современных системах менеджмента’’.
URL: http://econf.rae.ru/article/4939 (дата обращения: 25.08.2019).



Сертификат Получить сертификат

КОММЕНТАРИИ К ПУБЛИКАЦИИ – 0

Добавить комментарий

Ваше имя
Текст комментария
Антиспам проверка