Прочитать публикацию в формате PDF 65 Кб Для чтения PDF необходима программа Adobe Reader

ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОРЛА

Срослова А.В.

Орловский государственный институт искусств и культуры

Орёл, Россия

Администрация Советского района г. Орла является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления и выполняет свои функции на основе Конституции РФ, Кодексов РФ, Федеральных Законов, Указов Президента РФ, Постановлений Правительства, правовых актов Орловской области, Устава города, решений городского Совета народных депутатов и постановлений администрации города Орла.

Организующей основой деятельности администрации является перспективные и текущие планы работ, разрабатываемые на основе концепций и программ развития города и района, указаний главы администрации, с учетом планов работы отделов, комиссий. Вся ответственность за ведение документационного обеспечения управления администрации возложена на отдел по работе с обращениями граждан и делопроизводству. Основные направления деятельности отдела определяют состав и структуру системы документации в администрации Советского района. Общее количество документов, обращавшихся в деятельности администрации Советского района г. Орла за 2005-2007 годы следующий: 2005 г.- 4212 документов; 2006 г.- 5184 документа; 2007 г.- 6552 документа.

Все документы в администрации советского района регистрируются. Регистрация производится однократно и централизованно в секторе по работе с обращениями граждан и делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения. Документы регистрируются в различных журналах:

• Журнал регистрации распоряжений и постановлений вышестоящих организаций;

• Журнал регистрации распоряжений Главы администрации по основной деятельности;

• Журнал регистрации распоряжений Главы администрации по личному составу;

• Журнал регистрации распоряжений Главы администрации об отпусках и командировках;

• Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов;

• Журнал регистрации обращений граждан;

• Журнал регистрации приема посетителей Главой администрации;

• Журнал регистрации доверенностей;

• Журнал регистрации телеграмм и телефонограмм;

• Журнал регистрации выдачи архивных справок.

Регистрация осуществляется параллельно в электронном виде с помощью автоматизированной программы регистрации документов «ARAXGROUP»[6]. Эта программа предназначена только для процесса автоматизированной регистрации документов и контроля исполнения документов. По мнению работников сектора по обращениям граждан и делопроизводству программа «ARAXGROUP» полностью подходит для обеспечения наиболее высокого ведения делопроизводства в администрации. Электронные картотеки удобны в использовании, так как возможно осуществлять многоаспектный поиск документов. Электронная карточка включает в себя такие поля как:

• дата создания документа;

• название документа;

• дата поступления документа;

• регистрационный номер документа;

• автор документа;

• адрес отправителя документа;

• сроки рассмотрения документа;

• краткое содержание документа;

• исполнитель документа;

• структурное подразделение в котором находится документ;

• № дела, в которое направляется документ после исполнения.

Так же с помощью автоматизированной программы «ARAXGROUP» осуществляется контроль исполнения документов. В электронной карточке легко вести контроль исполнения документов, т.к. электронная карточка с неисполненным документом выделяется в другой цвет по сравнению с исполненным. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют глава администрации, сектор по работе с обращениями граждан и делопроизводству и ответственные исполнители. Таким образом, автоматизированная программа «ARAXGROUP» в значительной степени оптимизирует процесс регистрации документов и контроля исполнения документов, сокращает трудозатраты работников сектора по обращениям граждан и делопроизводству. Следует отметить, что администрация Советского района уже сделала первый шаг к автоматизации делопроизводственных процессов.

Итак, к достоинствам программы можно отнести:

- регистрация и ведение входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации;

- возможность автоматического формирования номера документа;

- оповещение по сроку исполнения для ответственных исполнителей;

- печать журналов. Карточка документа, экспорт карточки в MS Word, возможность формирования карточки по шаблону. Возможность вставки изображения документа. Поиск по журналам;

- возможность вывода в MS Excel выбранных полей результата поиска;

В то же время существуют ряд общих практических проблем:

- несколько запутанное управление некоторыми операциями;

- программа работает значительно медленнее, зависает. Зависание устраняется только перезагрузкой компьютера;

- в своей работе сотрудники используют только операцию «Регистрация документов организации»;

- на один входящий документ можно зарегистрировать только один исходящий; - программой не предусмотрена регистрация нескольких ответов;

- сотрудникам приходится вносить вручную информацию о повторных ответах

на входящий документ в поле «краткое содержание документа»;

- это не позволяет вести точный подсчет всей документации;

- это замедляет работу, т.к. сотрудникам приходится осуществлять подсчет вручную.

Весь процесс управления администрацией Советского района г. Орла пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно документационное обеспечение управления рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль исполнения и, в конечном счете, достижение желаемого эффекта в деятельности администрации.

Список источников и литературы

1. Об информации, информационных технологиях и о защите ин­формации: федеральный закон от 27.07.2006 г. №149- ФЗ // Собрание законодательства РФ.-2006. - № 31 (ч. 1). - Ст. 3448.

2. О законе Орловской области «Об областной целевой программе Информатизация Орловской области «Электронная Орловщина» (2008-2010 годы):постановление Орлоблсовета народных депутатов от 12 нояб. 2008 г.№821-ОЗ // Орловская правда.-2008. - 25 нояб. - С. 4-7.

3. ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997. – 114 с.

4. Гегфарова И.Ю. Внедрение автоматизированных систем: практика и перспективы. Нальчик: Изд-во КБГУ, 2008. - 34 с.

5. Баласанян В. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления // Делопроизводство.-2008.-№6.

6. Сайт http://araxgroup.ru/content/view/31/72/

Библиографическая ссылка

Срослова А.В. ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА Г. ОРЛА // I Всероссийская научно-практическая конференция студентов ‘‘Документационное обеспечение управления: место и роль в современных системах менеджмента’’.
URL: http://econf.rae.ru/article/4900 (дата обращения: 16.04.2024).

Получить сертификат

Форма заказа сертификата

Ф.И.О.
Почтовый адрес
Телефон
Авторы
Название работы
E-mail