СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ
Сухинина Е.В., Буренкова И.С.
Орловский государственный институт искусств и культуры
Орел, Россия
Наличие огромного массива бумажных и электронных документов в работе любого предприятия сегодня приводит к тому, что в них всё труднее ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого он находится, и тем более сложно определить, какова стадия работы над ним. Один из способов решения проблемы – использование современных технических средств и специального программного обеспечения – систем электронного документооборота (СЭД). Именно использование СЭД позволяет менеджерам, специалистам по управлению, а также другим сотрудникам предприятия качественно и быстро работать с документами организации.
Технология работы СЭД предоставляет доступ к документам, хранящимся на сервере, позволяет организовать работу специалистов в едином информационном пространстве.
Следует отметить, что сегодня практически все предприятия закупают высокопроизводительные персональные компьютеры, часто объединяют их в локальную или корпоративную сеть, что обеспечивает достаточную технологическую поддержку электронного документооборота. В стране созданы программные продукты СЭД: «Дело», «Директум», «Евфрат – Документооборот» и т.д.
МПП ВКХ «Орёлводоканал» является предприятием средней величины с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), имеет сложную организационную структуру и насчитывает 16 отделов, которые подчиняются генеральному директору.
Все делопроизводственные процессы в организации автоматизированы, используется программа «ЕВФРАТ-Документооборот v.12». Она позволяет построить систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для эффективной организации электронного документооборота предприятия «Орёлводоканал».
Внедрение автоматизированных технологий в делопроизводственные процессы требует хороших знаний не только в области автоматизации, но и большой подготовки в области организации делопроизводства, поэтому каждый сотрудник МПП ВКХ «Орёлводоканал» владеет современными информационными технологиями и применяет их в своей работе.
Автоматизация делопроизводственных процессов в полном объёме применяется в работе МПП ВКХ «Орёлводоканал». Сюда относится: рациональная организация с учетом новейших технологий все тех же операций с информацией и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возможность уничтожения (экспертиза ценности).
Источник возникновения большинства проблем в делопроизводстве данного предприятия лежит в том, что уже изначально существует противоречие — требуется централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется децентрализовано. До сих пор в каждом подразделении ведется автономно карточно-журнальный учет работы с документами. В результате процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.
Для более полного использования возможностей новых технологий можно порекомендовать руководителям предприятия обучить сотрудников грамотной работе с системой «Евфрат-Документооборот v.12». Недостаточность знаний о внедрённой системе не позволяет сотрудникам предприятия «Орелводоканал» рационально спроектировать работу с документами в организации, используя для этого богатейшие возможности новых информационных технологий заложенных в систему. Большим минусом в работе предприятия является пока отсутствие архива, поэтому все документы хранятся в структурных подразделениях, либо в машинописном бюро.
Опыт внедрения информационных технологий одновременно выдвигает все больше как теоретических, так и чисто практических проблем.
Главной причиной трудностей, возникающих при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управленческой деятельности остается недооценка значения ДОУ, недопонимание, что делопроизводство — это технология управления.
Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства МПП ВКХ «Орёлводоканал» — управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Информационные системы позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений, но сущность документационного обеспечения управления остается та же, как при традиционных, информационных технологиях и в конечном итоге позволяет улучшить работу организации.
Использование современных систем автоматизированного стратегического и оперативного управления муниципальным предприятием позволяет получать весомый экономический эффект, так как автоматизация позволяет сократить численность работников на 25 % - 30 %.
Библиографическая ссылка
Сухинина Е.В., Буренкова И.С. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ // I Всероссийская научно-практическая конференция студентов ‘‘Документационное обеспечение управления: место и роль в современных системах менеджмента’’.
URL: http://econf.rae.ru/article/4939 (дата обращения: 18.04.2024).
Прочитать публикацию в формате PDF